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很(hěn)多(duō)策劃小(xiǎo)夥伴都曾苦惱，辦(bàn)活動選場地總是東奔西跑，不知道哪個場地合适，不知道哪個環節要公(gōng)安(ān)報備批準，總是别人說啥自己辦(bàn)啥，一點都沒有(yǒu)規劃感。 今天阿南給大家整理(lǐ)了一個辦(bàn)活動選場地的必讀攻略，無論你是小(xiǎo)白還是大神都會有(yǒu)用(yòng)！ 一、對場地星***是否有(yǒu)要求 這取決于你這場活動想要達到的目的，是公(gōng)司内部的，還是面向客戶的，是否需要做一下面子工(gōng)程、形象工(gōng)程，看你的需求。 五星***豪華酒店(diàn)肯定環境好、服務(wù)優，當然這一切也同樣會體(tǐ)現在價格中(zhōng)。 二、對場地位置、交通是否有(yǒu)要求 這取決于你來參會的嘉賓，如果是公(gōng)司内部同事參與，那就選擇離公(gōng)司近的酒店(diàn)；如果是外賓多(duō)的，就選擇使館區(qū)附近的酒店(diàn)；如果是全國(guó)各地趕來參會的客戶，可(kě)以選擇離機場或火車(chē)站近的酒店(diàn)。 還要看來賓的出行方式，如果地鐵多(duō)就優選離地鐵近的。 也可(kě)以按照商(shāng)圈來選擇，大望路國(guó)貿商(shāng)圈、望京商(shāng)圈、建國(guó)門東單商(shāng)圈、西單金融街(jiē)商(shāng)圈、中(zhōng)關村商(shāng)圈、亮馬橋三元橋商(shāng)圈等等，還可(kě)以按照二環沿線(xiàn)、三環沿線(xiàn)、四環沿線(xiàn)來找酒店(diàn)。 三、對會場的要求（挑高、面積、裝(zhuāng)修風格、新(xīn)舊程度等） 這取決于你的活動類型，挑高矮的3米及以下的隻适合普通的會議，挑高矮确實看起來不夠大氣。 如果是個啓動儀式、發布會之類的，建議選擇挑高6米左右的廳，現場才可(kě)以出效果。 如果是商(shāng)務(wù)會議，就不要找那種90年代裝(zhuāng)修風格，老接婚禮宴會的廳。 一般裝(zhuāng)修不超過5年的廳都比較顯新(xīn)，審美也符合現代大衆審美。 四、确定好活動日期，和酒店(diàn)簽了合同，就不要更改 更改活動時間，會給酒店(diàn)出租場地帶來麻煩，造成空置率，而一般酒店(diàn)都會收取違約金作(zuò)為(wèi)代價讓違約方買單。 即便趕上管理(lǐ)沒那麽嚴格的酒店(diàn)，幫你往後延期，恐怕近期的好日期也都預定出去了，所以在和酒店(diàn)簽合同的時候，一定确定好時間，***别是和這場活動邀請的重要嘉賓确定好。 五、确定好活動日期、活動場所，要向公(gōng)安(ān)機關進行報批 為(wèi)了确保活動的順利進行，在活動開始前需向場地所在的公(gōng)安(ān)機關進行活動報批。 一般情況下，人數超過50人以上的活動均需報批，人數較多(duō)的活動還需配備安(ān)保設施跟安(ān)保人員。 有(yǒu)些人可(kě)能(néng)會認為(wèi)不進行報批也沒有(yǒu)什麽影響，辦(bàn)一場活動***重要的就是安(ān)安(ān)全全、順順利利的完成，所以千萬不要存在僥幸心理(lǐ)，或者嫌麻煩不進行報批，不然活動當天被叫停可(kě)就不劃算了。 六、需邀約媒體(tǐ)的活動，需提前向公(gōng)安(ān)機關報備 大多(duō)數主辦(bàn)方辦(bàn)一場活動，***終目的是想要更多(duō)的人看到公(gōng)司成果，有(yǒu)些活動就需要邀請媒體(tǐ)到場，那麽需要有(yǒu)媒體(tǐ)到場的活動，不分(fēn)邀請媒體(tǐ)的多(duō)寡，一律需要向公(gōng)安(ān)機關進行報批。 七、《消電(diàn)檢報告》核查出具(jù) LED屏、燈光、音響是一場活動的必需品，設備的正常運作(zuò)需要大量的電(diàn)力支持。 一般情況下，進場搭建前都會對設備及用(yòng)電(diàn)量進行全面檢測，消除火災安(ān)全隐患，以保證活動安(ān)全、順利的進行。 很(hěn)多(duō)酒店(diàn)都要求活動主辦(bàn)方在活動搭建完畢後，可(kě)以出具(jù)有(yǒu)消防局蓋章認可(kě)的《消電(diàn)檢報告》，請相關部門的專業人員，到場進行線(xiàn)路搭建情況，确保無問題後，現場填寫《消電(diàn)檢報告》并蓋章。 《消電(diàn)檢報告》的核查出具(jù)會因所選的機構不同而會産(chǎn)生幾千元不等的核查費用(yòng)。 八、與酒店(diàn)确定搭建時間 活動搭建時間需與酒店(diàn)具(jù)體(tǐ)協調，一般情況下，活動前一天會場如果沒有(yǒu)活動，晚7點後便可(kě)進場搭建，如果有(yǒu)活動，要等前一場活動結束，撤場完畢後再進場搭建。 具(jù)體(tǐ)搭建時間需要與酒店(diàn)确認好，再告知搭建方，充分(fēn)溝通協調好，才可(kě)保障搭建的順利進行。 九、搭建押金 酒店(diàn)都會在搭建進場前或者搭建當天收取搭建押金，大部分(fēn)是收現金，有(yǒu)的也可(kě)以信用(yòng)卡的預授權，一般在活動結束三日内可(kě)以到酒店(diàn)前台憑借押金條***取。 十、搭建工(gōng)作(zuò)人員出入證的辦(bàn)理(lǐ) 确定好工(gōng)作(zuò)人員數量，進場人員都需要攜帶身份證及押金（一般為(wèi)20元/證）來辦(bàn)理(lǐ)酒店(diàn)的《出入證》。 十一、搭建前酒店(diàn)重點區(qū)域，拍照留底 有(yǒu)些酒店(diàn)很(hěn)注意搭建過程中(zhōng)的磕碰，會在活動結束後，宴會負責人到會場重點區(qū)域（門、門框、演講台等）進行檢查是否有(yǒu)磕碰、掉漆等，如有(yǒu)酒店(diàn)方認定的新(xīn)傷，會從搭建押金中(zhōng)扣除幾百甚至數千元的賠償金。 為(wèi)了不為(wèi)之前的舊傷買單，搭建前一定要對會場重點區(qū)域進行拍照留底，有(yǒu)照片為(wèi)證，以免造成不必要的扯皮及經濟損失。 十二、搭建前，需對貨梯通道位置進行确定 進場搭建前，确定貨梯通道的位置十分(fēn)重要。酒店(diàn)電(diàn)梯一般分(fēn)客梯和貨梯，而搭建場地所用(yòng)的器材是不允許走客梯的。 一般情況下貨梯離活動場地都很(hěn)近，便于運送貨物(wù)，提前确認好貨梯的位置，做好搭建部署，做到事半功倍, 提升工(gōng)作(zuò)效率。 十三、需要酒店(diàn)配合的部分(fēn)，提前整理(lǐ)逐條确認 一場***的活動離不開各方的配合，酒店(diàn)的配合也是極為(wèi)重要的，會場的擺放形式，紙筆(bǐ)水、幕布投影等提供，活動中(zhōng)需要酒店(diàn)予以配合的各項事宜均需提前與酒店(diàn)方溝通，對分(fēn)工(gōng)進行明确。 例如，活動中(zhōng)有(yǒu)簽約儀式、對話訪談，就需提前讓酒店(diàn)方準備簽約桌椅、訪談沙發，諸如此類細節均需與酒店(diàn)進行溝通确認。 以上隻是列舉的幾項與場地相關的常見問題，還有(yǒu)更多(duō)細微末節需要溝通協調的地方，在這裏就不一一列舉了。 這裏隻是想告訴大家，一場活動的順利舉行，前期需投入大量的人工(gōng)，除了活動策劃、視覺設計、物(wù)料采買等，更為(wèi)重要的是與供應商(shāng)、酒店(diàn)方進行活動事宜的對接及确認，确保各項事宜、各個環節都可(kě)以按部就班地進行，以此保證活動前期準備工(gōng)作(zuò)的落實，為(wèi)活動順利進行打下堅實的基礎。 |
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